家族からのメール着信音を変更
(制作:2016年1月31日)
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本論の狙い
 
 メールを多数受信する人にとってメールの仕分けが大事な仕事の一つです。

 最も重要な事は、すぐ読んで対応しなければならないメールとそうでないメールを区分けすることです。ある大企業の社長などは1日2,000通もメールを読んでいるという話を聞いたことがあります。メールの処理だけで社長の1日の仕事が終わってしまうのではないか?という要らぬ心配をしたくなります。

 私の場合、1日50通ほどしかありませんが、メールの着信音が鳴るたびに孫や家族からのメールじゃないかと毎度確かめていました。PCでも同一メールを受信していますが、私は、いつもは、受信をスマートフォンで受けるようにしています。

 私の孫娘など、通学途中今まで1回だけですが、「忘れ物を届けてくれ」というメールをくれたことがありました。

 私は毎日が日曜日、つまり、無職なので仕事上のメールはありません。が、デジタル生活・ポイントを極める活動を始めた結果、楽天からのメールが圧倒的に増えました。その中に、ほんの一部ですが、孫や家族からのメールが紛れ込んでいるのです。

 そこで、今回のタイトル「家族からのメールのスマートフォンの着信音」をユニークな音に変えることによって瞬時に家族からのメールだと分かるようにしようと考えました。その手順をご紹介します。

 私のメール環境は、google の Gmail です。スケジュール管理(google カレンダー)との親和性が極めてよろしいのでペアで使っています。

 Gmailの場合、PC・スマートフォンとも同じGmailを使うのが普通です。PCで設定した内容は、直ちにスマートフォンにも反映されるのが嬉しいですね。

 PCとスマホ両方で設定をします。最初に家族メール仕分け用のラベルを作り、そのラベルにメールを振り分ける条件を設定(フイルター設定)をします。最後に、家族からのメール着信専用の着信音をスマホに設定するという流れです。

 PCで設定したラベルやフイルターはスマホにも自動的に反映されるので手間が要りません。より具体的に説明すると次の手順になります。

 ① PCで「家族」というラベル項目を追加します。

 家族からのメールは自動的に仕分けされてこの「家族」ラベルに入ります。標準では、メールは「受信トレイ」という標準ラベルに仕分けされますが、今回の設定により受信トレイには入らず「家族」ラベルに収まるようになります。

 ② 次にPCで家族ラベルのフイルター設定をします。
 
 通常、受信トレーに入れられるはずの自分宛ての、家族からのメールであれば家族ラベルに入れてくれ」という条件を設定する作業です。同時に複数の家族のメールアドレスが設定できるようになっているのですが、どういうわけか、家族全員分のメールアドレスを入れたらうまく作動しませんでした。やむなく、1名ずつの条件に分けて複数の条件を設定する必要がありました。

 ③ 今度はスマホ側で家族からのメール専用の着信音設定をします。

 家族ラベルに対する設定で、このラベルに新しいメールが入ってきた時になる着信音ですから通常の着信音とは違うサウンドを選びます。スマホの「設定」ではなく、Gmail 側の「設定」でこれを行うことにご注意ください。

 以下の設定手順を参考にして操作して下さい。
設定手順

 PCでGmailを開きます。
画面右上端にある「設定」ボタンを押します。以下のウインドウが現れます。
設定ウインドウで「設定」をクリックします。

設定ページに切り替わります。
左の画面は、Gmailの画面の左側に常時表示されているラベルですが、今回は、このラベルに「① 家族」というラベルを新設してやろうという作業をするわけです。

 左の写真は既にラベルが新設された状態です。

 写真のように、私は、ラベルに①②・・の番号を頭文字に入れるようにしています。その効果として、ラベルが希望する順番に並んでくれます。

rel="lightbox"  何もしないと見苦しく使いにくいラベル順になってしまします。家族ラベルは最上位にくるように①番を与えました。
この画面でラベルを追加します。
赤丸印のついた「ラベル」をクリックするとこの画面になります。
さらに赤丸のついた「新しいラベルを作成」をクリックします。
新ラベル入力ウインドウです。「① 家族」という文字を入力し「作成」ボタンをクリックすると、上記のラベルが整列された状態で追加されます。
次に同じPCのGmailの設定ページの赤丸マークのついた「フイルタとブロック中のアドレス」という項目をクリックして、メールのフイルター設定を開始します。
From欄に家族のメールアドレスを入力します。メールの頭文字(英字)か氏名(漢字)の一部を入力するだけで候補者を自動表示してくれるので、これを選ぶだけで相手先に正式登録されている家族のフルアドレスが自動入力されます。
 次に、「To」欄に自分のアドレスを入力します。

「続行」ボタンをクリックします・フイルタ条件設定画面が現れます。
・フイルタ条件設定画面では、左のような項目を選んでありますが、肝心なところは「ラベルを付ける」ところです。既に設定済みのラベルから選択もできるし、実は、先のラベル作成をしなくてもここで新規作成もできるのです。

 ここで入力したラベルがもしなければ1回だけラベルを新規作成するのだと思います。大したもんです。

「フイルタを作成」ボタンをクリックします。
フイルタが作成(更新)されたというウインドウが現れます。
 上記のフイルタ条件設定を、必要とする家族の数だけ繰り返します。

 左の写真は必要な家族の条件を行った時のものです。
 これからスマートフォン側の作業、つまり、家族からのメール着信音の設定に入ります。

 左の画面は、スマホのGmailにおいて、メニューを出したところです。スマホでは何ももしていないのにラベルがちゃんと作られ、ちゃんと並んでくれていることが分かります。

 スマホのメニュー画面の一番下あたりにある「設定」をクリックしします。
設定するメールアドレスを確認する画面に切り替わります。

 表示されているメール・アドレスをタップします。
 設定項目を選ぶ画面です。

「ラベルの管理」をタップします。
 「① 家族」をタップします。
 「音」をタップ。次の着信音選択画面が表示されます。

 なお、今回は「ラベル通知」「バイブレーション」「着信メールごとに通知する」をすべてオンに指定しています。
 視聴しながら気に入った着信音を選びます。

 数が多いので結構迷ってしまいます。

 「完了」をタップすることで、家族から来たメール専用の着信音が決まりました。

 意外に手間のかかる作業ですが、毎日、何回もこの着信音にお世話になることを考えると苦労する甲斐があるというものです。